На первый взгляд, процесс инвентаризации может быстро предоставить информацию о текущем состоянии товарного учета в магазине или на складе. Однако, как выясняется, этот подход не всегда гарантирует точность и надежность результатов. Сотрудники могут применять различные махинации, чтобы избежать ответственности или смягчить ее последствия.
Одним из способов уклонения от ответственности является полное замалчивание недостачи или уплата некорректной суммы. При этом первый вариант зависит от честности и корректности сотрудников, а второй определяется политикой компании и условиями договора материальной ответственности. Рассмотрим оба этих подхода подробнее.
Как можно скрыть недостачу?
Чтобы скрыть недостачу, сотрудники могут прибегать к фальсификации результатов инвентаризации или саботажу процесса. В первом случае они могут изменять учетные остатки, не затрагивая фактические остатки, но искажая данные в системе учета. Например, они могут изменять информацию о товародвижении задним числом или создавать поддельные записи в базе данных. Это может привести к тому, что остатки в учетной системе будут неточными, и инвентаризационная комиссия будет в замешательстве.
Фальсификация результатов инвентаризации: причины и способы противодействия
Для борьбы с этими проблемами рекомендуется разделить процесс на два этапа. Сначала следует подготовить базу данных к инвентаризации, закрыв периоды за несколько дней до начала процесса и восстановив последовательность данных. На втором этапе, после загрузки результатов инвентаризации в систему, провести повторную проверку движений товаров и закрыть периоды до самой инвентаризации. Затем можно считать результаты инвентаризации достоверными для начисления недостачи. Такой подход позволяет исправить явные фиктивные записи и обнаружить ошибки в базе данных, обеспечивая максимально точные результаты инвентаризации.
Итак, для быстрого и точного проведения инвентаризации магазина необходимо учитывать возможность уклонения от ответственности со стороны сотрудников и принимать меры для предотвращения фальсификации результатов. Разделение процесса на два этапа с подготовкой базы данных и повторной проверкой после инвентаризации поможет обнаружить и исправить возможные ошибки, обеспечивая надежные и точные результаты.
Второй вариант фальсификаций включает манипуляции с остатками товаров. Для этого могут быть использованы следующие способы:
1. Работник магазина, возможно, виновный в недостаче, участвует в инвентаризации и имеет доступ к учетному количеству товаров, которое фиксируется в системе учета. В этом случае, учетное количество может быть подвержено манипуляциям. Работник может записывать или вводить некорректное учетное количество, не отражающее фактическое количество товаров на полках.
2. Работник магазина, возможно, виновный в недостаче, участвует в инвентаризации, но не имеет доступа к учетному количеству. Однако он может знать, какие товары были украдены со склада и имеют недостачу. В этом случае, он может стараться предоставить реальное количество товаров в результатах инвентаризации, скрывая свои пропажи (если не существует достаточного контроля).
3. Работник магазина, возможно, виновный в недостаче, не участвует в инвентаризации, но заранее осведомлен о ней и предпринимает меры для временной компенсации своей недостачи. Он может принести на склад недостающие товары, включая самые дорогие позиции, и после инвентаризации вернуть их на свои места. Для борьбы с такой ситуацией можно использовать административные меры, такие как независимые аудиторы, которые не имеют связей с магазином, а также непредсказуемый порядок проведения инвентаризации.
Саботаж переучета, то есть активные действия работников по срыву инвентаризации, является серьезной проблемой для предприятий. Работники могут манипулировать данными об остатках товаров, предоставляя неточные или отсутствующие данные. Однако существуют методы противодействия этому, такие как привлечение независимых аудиторов из других магазинов и использование методики учета товаров, обеспечивающей быстрый и точный сбор данных.
Второй способ уклонения от ответственности связан с возможностью уплатить меньшую сумму, чем стоимость украденных товаров. Конкретные условия взыскания недостачи зависят от политики компании. В общем случае, имеются четыре варианта взыскания:
- Недостача полностью в себестоимости
- Недостача полностью в розничных ценах
- Недостача минус излишки в себестоимости
- Недостача минус излишки в розничных ценах.
Однако только вариант взыскания недостачи в розничных ценах является предпочтительным в контексте борьбы с воровством. Возникает вопрос, почему именно этот вариант является наиболее предпочтительным.
Расхождения могут быть двух видов: недостачи и излишки. Недостачи могут возникать из-за недостаточного количества реальных остатков товаров, когда товары украдены сотрудниками или покупателями, либо из-за махинаций кассиров, когда не только деньги в кассе отсутствуют, но и товар передан покупателю без оплаты. Единственным исключением, когда сотрудники могут быть оправданы, является случай, когда товар был украден покупателями, во всех остальных случаях сотрудники должны быть наказаны. Также возможны ошибки операторов, вызывающие недостачи из-за плохого учета, либо излишки из-за ошибочного прихода товаров или неправильного оформления списания. Еще одним случаем является пересорт, который может вызывать как недостачи, так и излишки. Можно разделить пересорт на “хороший” и “плохой”. “Хороший” пересорт возникает, когда сотрудник ошибочно пробивает товары по неправильной цене, например, товары разных цветов по одной и той же цене. “Плохой” пересорт указывает на злоупотребление, когда товары пробиваются по более низкой цене. Что касается излишков, ситуация аналогична, однако наличие значительного количества реальных остатков товаров является маловероятным, так как это подразумевало бы, что сотрудники приносят свои товары и продают их в магазине.
Организация должного подхода к взысканию недостачи с сотрудников является значимой задачей для руководства предприятия. В данном контексте важно учесть следующие аспекты.
Прежде всего, стоит отметить, что недостачу в размере излишков нельзя прощать сотрудникам, поскольку любые расхождения, будь то излишки или недостачи, свидетельствуют о возможных злоупотреблениях или серьезных ошибках в учете. Взимание компенсации за недостачу по себестоимости может побудить персонал к кражам, поскольку это дает им возможность получать товары по минимальным затратам.
Однако следует учесть возможность вычесть из суммы недостачи сумму естественных потерь. В розничной торговле естественные потери закреплены законодательно, и их значение может отличаться от бухгалтерских потерь в конкретной организации. Важно помнить, что естественные потери могут составлять до 0,5% от оборота в день, что является значительным показателем.
Еще одной проблемой, связанной с взысканием недостачи, являются возможные махинации с розничными ценами. При взыскании недостачи по розничным ценам и проведении инвентаризации, сотрудники могут проводить фиктивное переоценивание товаров в базе данных, занижая стоимость своей недостачи по ключевым позициям. Так они могут получить более низкую компенсацию и потом вернуть цены на прежний уровень. Для выявления таких махинаций можно применять контроль над розничными ценами и ограничить права на их изменение.
В общем и целом, должное взыскание недостачи требует тщательного учета естественных потерь, контроля за розничными ценами и принятия мер по предотвращению возможных махинаций с недостачей. Эти меры должны быть включены в политику компании и строго соблюдаться для обеспечения эффективного и справедливого процесса взыскания недостачи с сотрудников.