В данной статье мы обсудим важность внедрения быстрой и точной технологии переучета для предотвращения временного саботажа со стороны сотрудников. Особый акцент будет сделан на методике проведения инвентаризации, которая является неотъемлемой частью процесса контроля товаров.
Инвентаризация играет важную роль в обеспечении точности и достоверности учета товаров, а также выявлении возможных расхождений между фактическим наличием и данными в учетной системе. Однако, существует риск временного саботажа переучета, когда сотрудники могут злоупотреблять своим положением и скрывать утраты или несоответствия в учете.
Первоначально приступим к изучению и анализу процесса инвентаризации.
Этап 1. Подготовка учетной системы
В первую очередь требуется закрыть период, восстановить базу, исправить наиболее явные случаи некорректных движений, особенно отрицательные остатки. Затем назначаются исполнители из независимых аудиторов и выбирается время для проведения переучета.
Очевидно, что переучет должен проводиться в магазине, который не работает, например, ночью. Однако, бывают случаи, когда круглосуточные магазины желают провести учет без его закрытия. Такое решение неправильное, но если его невозможно избежать, необходимо учесть следующие моменты:
1. Выбирается время с минимальной загрузкой магазина на основании анализа продаж.
2. Если во время переучета происходит приемка товара, она должна проводиться в отдельно выделенном физическом месте, чтобы исключить перемешивание товарных запасов, которые подлежат переучету и только что принятых.
3. Необходимо блокировать доступ к отдельным полкам, на которых происходит пересчет товара.
4. После завершения инвентаризации сумма выявленных недостач должна быть скорректирована на сумму продаж текущей смены.
5. Оценка товара, находящегося в корзинах покупателей на момент инвентаризации:
– t – среднее время нахождения товара в корзинке покупателя (в среднем, около 30 минут),
Следовательно, товар, находящийся в корзинах, был положен туда в течение времени t, а товар, который был положен ранее, уже был продан и учтен в оперативной сводке. Задача заключается в оценке значения t и оценке товара, находящегося в корзинах на момент оперативной сводки. Если возьмем среднюю сумму продаж за следующий час и умножим ее на t, то получим приблизительную оценку товара, находящегося в корзинах. Поэтому для минимизации этой оценки необходимо выбирать время переучета таким образом, чтобы оно начиналось и заканчивалось во время минимальной загрузки магазина.
Этап 2. Пересчет товаров
В данном этапе требуется осуществить пересчет товаров с максимальной скоростью и точностью. Для этого необходимо использовать систему штрихкодирования, которая включает в себя учет размерной сетки в случае магазинов одежды и обуви, а также применять терминалы сбора данных, учитывая весовые штрихкоды и штрихкоды упаковок в случае продуктовой розницы.
На интуитивном уровне понятно, что пересчет товара происходит путем сканирования всех товаров аудиторами с помощью терминалов.
Однако стоит отметить, что для более высокой точности пересчета должно быть две бригады, сканирующие товары. В результате получается два полных документа, содержащих все остатки. Затем с помощью специального инструмента “сравнение инвентаризаций” формируется картина из тех позиций, которые две группы посчитали по-разному. Такой подход снижает вероятность ошибки, поскольку даже если обе бригады совершают ошибку в пересчете позиций с одинаковой вероятностью, вероятность того, что они одинаково неправильно посчитают одну товарную позицию, равна 0,1% или даже меньше. Такая технология, конечно, требует дополнительных временных затрат, но обеспечивает очень высокую точность пересчета товаров.
Существует альтернативный вариант пересчета товаров, который сохраняет вероятность ошибки, но значительно сокращает временные затраты на проведение инвентаризации. В этом случае две группы сотрудников используются. Одна группа производит пересчет товаров и приклеивает бумажки с указанием количества товара, а вторая группа, оснащенная терминалами сбора данных, сканирует штрихкоды и сразу же вводит количество товара в документ.
Подсчет весовых товаров можно осуществлять двумя способами, если они не расфасованы. Первый способ заключается в расфасовке товара прямо во время инвентаризации, а второй способ заключается в взвешивании товара на весах и записи значения в специальный бланк с внутренним кодом товара (присутствие внутреннего кода на бланке обязательно, иначе перенесение остатков в базу данных станет сложной задачей!). Учитывая, что количество позиций весового товара обычно гораздо меньше, чем остальных товаров, внесение в базу данных остатков, пересчитанных вторым способом, не займет много времени.
Пересчет прикассовой зоны можно упростить следующим образом: кассиру необходимо пропустить через кассу все товары, сформировать специальный документ и передать его в учетную систему, заполнив документ “инвентаризация”.
Этап 3: Обработка результатов
Одним из важнейших аспектов, связанных с обработкой результатов, является выявление фальсификаций, которые могут быть обнаружены следующими признаками:
1. Неправдоподобно высокие результаты переучета (вероятно, результаты инвентаризации были искажены для соответствия определенным целям).
2. Отсутствие расхождений в группах товаров, которые часто подвергаются хищению.
3. Отсутствие расхождений в остатках товаров (возможно, сотрудники получили информацию о фактических остатках и сделали соответствующие корректировки).
4. Выявление хищений, которые не связаны с товарами, популярными для хищения.
5. Существенное отличие результатов контрольного пересчета от основного (это может указывать на саботаж, сбои в переучете или общую недобросовестность при проведении инвентаризации).
Важно уделить должное внимание выявлению указанных признаков фальсификации при обработке результатов инвентаризации. Это позволит предотвратить мошеннические действия и обнаружить возможные нарушения, связанные с учетом и хранением товаров.
Этап 4: Меры, основанные на анализе результатов инвентаризации
В свете выявленных расхождений в текущей инвентаризации, необходимо принять дополнительные меры. Для этого следует провести дополнительную неполную инвентаризацию по товарам, у которых были обнаружены расхождения. Такая инвентаризация займет меньше времени и может быть проведена неожиданно, что позволит более эффективно выявить возможные нарушения.
Кроме того, существуют инструменты, которые позволяют определить товарные позиции, которые чаще всего подвергаются списанию в результате инвентаризаций за определенный период. Обнаружение таких позиций указывает на постоянные кражи, и следует проводить переучет данных позиций чаще, чем других. Для этого можно назначать внеплановые неполные инвентаризации по указанным позициям и стимулировать персонал снизить кражи.
Применение этих мер поможет повысить эффективность контроля и снизить вероятность хищений и нарушений при учете и хранении товаров.