Ревизия в продуктовом магазине. Как провести инвентаризацию с максимальной пользой для бизнеса

Ревизия в продуктовом магазине – неотъемлемая составляющая деятельности розничного предприятия. Необходимость регулярного пересчета товара определяется не только буквой закона, но и индивидуальными целями, которые ставит перед собой магазин. С одной стороны, инвентаризация проводится в целях актуализации остатков, фиксации финансовых расхождений. С другой стороны, регулярный пересчет – это отличная возможность выявить и минимизировать риски, приводящие к потере товара. Понимая это, все больше и больше розничных предприятий стремятся наладить регулярные ревизии в магазинах с минимальными финансовыми затратами на это мероприятие.    В этой публикации мы расскажем о том, как провести инвентаризацию, не закрывая магазин для покупателей.

Как провести инвентаризацию в продуктовом магазине: метод скользящей инвентаризации

  Метод скользящей инвентаризации в продуктовом магазине (мини-ревизии) предполагает проведение пересчета товара по отдельным товарным группам по заранее спланированному графику. Так, шаг за шагом, скользящая инвентаризация охватывает весь магазин. Частичный пересчет позволяет ограничить доступ покупателей к товару на короткое время и только к незначительной части ассортимента, с минимальными потерями прибыли для магазина.   Сам процесс пересчета по товарной группе практически ничем не отличается от обычной инвентаризации. Время проведения ревизии определяется исходя из посещаемости магазина посредством почеквой аналитики, наиболее предпочтительны "низкие" часы. Начало пересчета происходит после того, как все покупатели, в корзине которых присутствует ревизионный товар, пройдут через кассу (в среднем, в супермаркете время прохождения торгового зала покупателем заминает 15-25 минут).   Одно из необходимых условий реализации метода скользящей инвентаризации – наличие соответствующего функционала в вашей системе автоматизации учета:       

• статистика по распределению спроса на товарную группу по времени и дням недели (почековая аналитика);
• пересчет товара с учетом текущих продаж на кассе без закрытия смены (оперативная сводка по кассам);
• фиксация результатов пересчета независимо от изменения приходных и расходных документов задним числом;
• объединение отдельных результатов пересчета в общий итог (например, если пересчет товарной группы выполняет несколько ответственных лиц);
• учет доходов и расходов предприятия (финансовый учет).

Как часто нужно проводить инвентаризацию по товарной группе? 

График проведения инвентаризации по товарной группе определяется для каждого из магазинов индивидуально и зависит от:   

• размера магазина;
• наличия ресурсов (персонал, ТСД, особенности системы учета);
• оборачиваемости товарной группы;
• степени риска потерь по товарной группе (кража, бой, пересортица и т.д.). 

Чем выше показатели потерь по товарной группе, тем чаще необходимо проводить инвентаризацию.  

Как правильно оценить результат инвентаризации по товарной группе? 

В результате ревизии будут выявлены расхождения между учетным остатком и итогом пересчета. Расхождения обусловлены фактическими потерями:   

• воровством;
• физической порчей;
• естественной убылью. 

А также и другими факторами:   

• погрешностью подсчета (товар в корзине, товар не на месте);
• пересортицей;
• некорректной работой с учётной системой (не заведены приходные документы, бесконтрольные исправления документов задним числом и т.д.). 

Важно заметить, что погрешность присутствует при любом методе проведения инвентаризации, ее можно минимизировать, но исключить полностью нельзя. В этом контексте целесообразно определить размер допустимого расхождения или допустимый коэффициент потерь по товарной группе. Допустимый коэффициент потерь выводится опытным путем на основе разбора результатов предыдущих инвентаризаций. Рассчитывается индивидуально для каждой товарной группы и напрямую зависит от параметров магазина:   

• проходимости;
• планировки торгового зала;
• ассортимента (размер, ценовой сегмент);
• выкладки (открытая/закрытая). 

Определение допустимого коэффициента потерь, с одной стороны, целесообразно для:   

• правильной интерпретации итогов ревизии, 
• выявления факторов риска, приводящих к фактической потере товара; минимизации воздействия этих факторов. 

С другой стороны, затраты на минимизацию потерь важно соизмерять с размером этих потерь. Так, например, для дискаунтеров размер списаний в результате инвентаризации, как правило, выше чем в традиционных супермаркетах. Чаще всего, такой расклад обусловлен тем, что сведение потерь до абсолютного минимума для магазинов формата "дискаунтер" не целесообразно с точки зрения финансовых затрат.  

Как оценить общий уровень потерь в магазине? 

Безусловно, общий уровень потерь в магазине – важный показатель, особенно если речь идет об управлении сетью торговых объектов. Одним из традиционных методов оценки общего уровня потерь магазина является полная инвентаризация с закрытием магазина на переучет. Очевидно, что такую «роскошь» может себе позволить далеко не каждое розничное предприятие. Альтернативой такому подходу служит скользящая инвентаризация. Как и все прочие расходы, недостача по мини-ревизиям находит свое отражение на статье финансового учета предприятия. Общий итог по магазину можно получить проанализировав цифру по этой статье за отчетный период.  

Вместо резюме 

Возможность проведения регулярных мини-ревизий в продуктовом магазине тесно связна с ресурсами розничного предприятия, среди которых персонал и система автоматизации учета. Несмотря на первоначальные вложения, скользящие инвентаризации становятся популярнее день ото дня, т.к. позволяют минимизировать товарные потери, а значит значительно снизить постоянные затраты предприятия.